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Cierre contable, año 2020
Foto: Pixabay – Pexels.com
Para dar cumplimiento oportuno a los compromisos adquiridos con los proveedores y teniendo en cuenta que la Universidad EIA cierra sus instalaciones el 18 de diciembre de 2020, por motivo de las vacaciones colectivas, el área de Contabilidad informa a toda la comunidad las fechas de cierre administrativo y contable.
Cierre de compras:
Las solicitudes de compras de las diferentes dependencias se recibirán hasta viernes 13 de noviembre de 2020 a las 4 p. m., incluyendo órdenes por ayudas de estudio, refrigerios y reuniones con externos. El Comité de Compras entregará a Contabilidad una relación detallada de las órdenes recibidas y en proceso. Las facturas de compras de mercancías o servicios de diciembre se recibirán hasta el día 11 de este último mes a las 12 p. m. Estas facturas deben entregarse solamente en el CID (Centro de Información Documental) de la sede Las Palmas o en la caja de la sede Zúñiga. Los pagos respectivos se entregarán desde el 1 de diciembre, todos los días hábiles, hasta el día 18 de diciembre a las 3 p. m. en la sede Zúñiga.
Quien por alguna razón justificada no pueda cumplir con estas fechas, deberá escribir al correo electrónico [email protected] para informar sobre su situación y buscar una solución.
El área contable no podrá hacerse responsable de las sanciones tributarias que se generen por demoras en la entrega de facturas en los sitios definidos y en las fechas indicadas; cada dependencia será responsable de dar aviso a sus proveedores sobre las fechas de cierre contable y administrativo estipuladas en este documento y de recolectar la totalidad de las facturas del año 2020, las cuales deberán quedar facturadas y contabilizadas en el mismo año (2020). Cualquier sanción que se genere por incumplimiento será asumida por quien desatienda estos plazos o no entregue las facturas en los sitios establecidos.
Anticipos:
Se recibirán solicitudes de anticipos solo hasta el 22 de noviembre a las 11:00 a. m. y el plazo máximo para legalizar todos los anticipos es hasta el 9 de diciembre a las 2 p. m.
Cajas menores:
El plazo máximo para legalizar cajas menores será hasta el 11 de diciembre a las 12 m., día en el cual se deberá entregar el efectivo sobrante en la caja de la sede Las Palmas.
Pagos por auxilio de estudio:
Las liquidaciones de matrícula para estudio de empleados solo se recibirán en Contabilidad hasta el 11 de diciembre.
Nómina:
Se entregarán certificados laborales y recibos de nómina, y se recibirán solicitudes de anticipo de cesantías solamente hasta el 11 de diciembre de 2020.
Se solicita informar con debida anticipación a la jefe de Compensaciones, Alba Lucía Quiroz Sepúlveda, los nombres de los empleados que no tendrán vacaciones o que disfrutarán de ese periodo en fechas diferentes a las vacaciones colectivas, así como los casos de personas que se reintegrarán a las labores más pronto que los demás en el mes de enero de 2021. De no dar aviso de estas situaciones, no le será posible al empleado ingresar a las instalaciones durante el periodo de vacaciones colectivas.
Para los casos de renuncias y retiros de la EIA, se debe informar ocho días antes del inicio de vacaciones colectivas.
Atención a usuarios en el área de Contabilidad:
El área contable estará prestando atención en el horario habitual hasta el 10 de diciembre de 2020. El 11 de diciembre solo se atenderá hasta las 12 m. Entre el 14 y el 18 de diciembre no habrá atención.
Gloria Stella Ruiz Jaramillo
Jefe de Contabilidad