PÍLDORA JURÍDICA 1 – BUENAS PRACTICAS EN TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES
La ley 1581 de 2012 establece las regulaciones nacionales para ser aplicadas en el ciclo RAUS para el tratamiento de datos personales: Recolección, Almacenamiento, Uso y Supresión. En la actualidad los datos personales suponen un insumo fundamental para la consecución de los fines institucionales. A continuación, encontrarás una guía de buenas prácticas para que tu actuar desde tu cargo cumpla con la normativa y protejas a la EIA del riesgo que pudiere suponer el uso diario de estos datos:
Autorización de tratamiento: Para recolectar, almacenar, usar e incluso suprimir información de carácter personal debes contar con la autorización del titular del tratamiento de datos, es decir de la persona a quien se refieren los mismos. En la EIA solicitamos esta información desde e inicio de la relación contractual con estudiantes, empleados, contratistas, proveedores y usuarios de nuestros servicios digitales.
- Conoce la política de tratamiento de datos personales en www.eia.edu.co
- Usa siempre las bases de datos oficiales de la EIA y únicamente para aquellos
- No crees bases de datos nuevas, alternas o modificadas.
- No compartas las bases de datos o los datos contenidos en ellas con terceros ajenos a la EIA.
- Recuerda que aun si encuentras datos en redes sociales públicas no debes tomarlos para hacer tus bases de datos.
- Si para algún proyecto te piden una o varias bases de datos escribe a la jefatura de asuntos jurídicos quien determinara si se trata de un encardo o transferencia de base de datos y te ayudaremos con el trámite.
- Usa siempre tu correo institucional para el desarrollo de tus labores.
- Si vas a enviar un correo masivo solicita la difusión a la jefatura de Comunicaciones.
- En correos de lista no copies las direcciones de los remitentes en la casilla PARA (CC), usa solamente CCO (Con Copia Oculta).
- Recuerda que cierto tipo de información es de carácter confidencial, entre ellos, condiciones de raza, nivel socio-económico, orientación religiosa, sexual, política, calificaciones y evaluaciones cualitativas, por lo que te recordamos tener especial cuidado con este tipo de información.
En caso que una de las bases de datos de la EIA que uses para tu trabajo, se filtre, pierda o haya estado a disposición de terceros ajenos a la Universidad EIA, infórmalo al área jurídica en el correo electrónico [email protected].