Guía básica de administración de inventarios:

Para la producción de bienes y prestación de servicios, la administración de un inventario es un punto decisivo para el manejo de cualquier organización de manera estratégica.

Los modelos de Administración de inventarios están basados en los métodos de registro, en los puntos de rotación, en las formas de clasificación y en el modelo de reinventario que está expreso por los métodos de control, el cual determina cuales son las cantidades a ordenar o producir, según sea el caso. Según ( Chase & Jacobs, 2014) Un sistema de inventario es un conjunto de políticas y controles con los cuales se vigilan los niveles de inventario y se determinan cuales se van a mantener, así mismo permite conocer en qué momento es necesario reabastecerlo y estar al tanto de las dimensiones de los pedidos.

Las funciones básicas de un inventario son:

• Mantener de manera independiente las actividades de: compras de materias primas, producción y ventas.
• Cubrir la variación en la demanda.
• Posibilitar la flexibilidad en la programación de la producción.
• Cuidarse contra la variación del tiempo de entrega de materias primas.
• Beneficiarse de los descuentos basados en el tamaño del pedido.
• Supervisión de alta y baja rotación de inventario de productos terminados.

El inventario tiene como objetivo fundamental proveer a la empresa equipos y materiales necesarios para su normal desarrollo, es decir, este cumple un papel vital para el funcionamiento de cada empresa, pues es la manera más efectiva para enfrentar la demanda.

La administración de los inventarios busca tener una organización en la administración de los recursos necesarios para su actividad, es decir, mantener disponibles los equipos, accesorios o bienes al momento de requerir su uso o venta, basándose en métodos y técnicas que permiten conocer las necesidades de reabastecimiento óptimas. La gestión de inventarios forma parte del grupo de activos circulantes de toda organización. Tienen como meta proporcionar los inventarios necesarios para sostener las operaciones con el más bajo costo posible.

Su importancia está determinada por el objetivo principal de toda empresa: obtener utilidades y aunque están ligadas directamente con las ventas, si la gestión del inventario no está funcionando con efectividad no habrá material suficiente para trabajar y la oportunidad de venta desaparece; por esto existe la gran necesidad de tener modelos de administración de inventarios.

Estos modelos se clasifican en:
Determinísticos:
Este modelo parte de los datos que supone cada inventario para su pedido. Fijando factores de demanda, tiempo de entrega, precios, costos de almacenamiento, y todo referente a las características de cada producto. Es utilizado para medir los inventarios cuando se tiene conocimiento de la demanda, para una eficiente rotación, para reducir los costos y para establecer las unidades necesarias para satisfacer la demanda.

Probabilísticos:
Es el conjunto de métodos cuantitativos para predecir el comportamiento de un proceso, se basa en la asignación de valores numéricos a hechos que tienen la posibilidad de ocurrir y dependen de fenómenos de la naturaleza o de variables no controlables. Está basado en datos de la distribución de los productos en su entorno determinado, hace probable la variación en la demanda, el mercado, el stock de seguridad, y los plazos de entrega inciertos.
Los inventarios se pueden clasificar de acuerdo a diferentes criterios: nivel de determinación, localización y función.

Clasificación según su nivel de terminación

Clasificación según su localización respecto a las instalaciones de la empresa

• Inventarios de Materias Primas
• Inventarios de Insumos y Materiales (Materias primas de segundo orden)
• Inventarios de Productos en proceso
• Inventarios de Productos terminados

Inventarios de Productos en Embalaje Inventario en tránsito: Aquellas unidades pertenecientes a la empresa, y que no se encuentran en sus instalaciones físicas destinadas como su ubicación puntual, por ejemplo: mercancía en ruta, en control de recepción, en transporte interno, en paqueteo, etc.

Inventario en planta: Son todas las unidades bajo custodia de la empresa y que se encuentran en sus instalaciones físicas puntuales, por ejemplo: almacén de materias primas, almacén intermedio, almacén de embalaje, almacén de herramientas, almacén de mantenimiento, etc.

Clasificación según su función

Inventario Operativo: Es el conjunto de unidades que surgen del abastecimiento de las unidades que ya fueron vendidas o utilizadas en la producción.

Inventario de Seguridad: Es aquel inventario del cual se dispone para responder a las posibles variaciones de la demanda y a los retrasos que pueden presentarse en los procesos de reabastecimiento por parte de los proveedores.

A pesar de que los inventarios están clasificados por diversos factores, los modelos de administración de inventarios tienen unos objetivos principales que no varían, estos son:

• Reducir al mínimo “posible” los niveles de existencias.
• Asegurar la disponibilidad de existencias (producto terminado,producto en curso, materia prima, insumo)
• Reducir los costos de almacenamiento
• Mantener un sistema de información completa del inventario
• Suministrar informes sobre el valor del inventario a la contabilidad
• Disminuir las perdidas por daños o productos perecederos
• Realizar pronósticos sobre futuras necesidades del inventario

La base de todo inventario es la representación de un costo asociado al mismo. Los costos asociados al proceso de sostener un inventario se diferencian según la naturaleza de la organización y consisten en:
Costo de ordenar

Para la actividad comercial: Consiste en el proceso de realizar un pedido. Llamadas telefónicas, preparación de formatos, gastos administrativos de papeleo, además de los gastos específicos a un proceso de pedir determinada cantidad de unidades.

Para la actividad productiva: Es decir, fabricación o ensamble. Consiste en los costos asociados a los procesos de alistamiento de corridas de producción, además del proceso logístico de transmisión de órdenes.

Costo de tenencia o sostenimiento del inventario
Los costos asociados al mantenimiento de un inventario se ven principalmente determinados por la duración de la media de las unidades logísticas en un lugar determinado en función del tiempo, lo que quiere decir que cada unidad representa un costo de manipulación en los procesos de recepción, almacenamiento, inspección y despacho.

Otro factor que repercute en el costo de mantenimiento es el conocido costo de oportunidad, el cual se relaciona con la inversión realizada en la operación de los inventarios y que evidentemente ocasiona que la organización excluya de su disponibilidad inversiones en procesos que estimulen la generación de valor agregado. Es importante recordar que sobre los costos de mantenimiento recaen aquellos que son considerados en distintas fuentes como “costos de servicios de stock” como lo son: los seguros, los impuestos y los sobre stocks. Este factor agrupa los costos de depreciación, los costos de deterioros y los costos de traslado.

Para el inventario administrado por un tercero es importante la determinación de la naturaleza de los costos tanto fijos como variables ya que estos en mayor medida jugarán un rol fundamental en la determinación de las unidades óptimas de pedido.

Costo de quiebre de stock (costo de inexistencias)
El costo de quiebre de stock funciona como un “Shadow Price” (precio sombra) en relación a cada unidad en inventario que posibilita el proceso de partida doble en la búsqueda de un equilibrio entre costos de operación de inventario. Dentro de este grupo de costos se incluyen todos los consecuentes de un proceso de pérdida de ventas e incumplimiento de contratos, que redundan en tres básicos grupos: Pérdida de ingresos por ventas, gastos generados por incumplimiento de contratos y re-pedido y sustitución.

Sin embargo identificar de manera cuantitativa el costo total por quiebre de stock es una tarea compleja, dado que una necesidad insatisfecha puede generar la pérdida de un cliente y la pérdida de credibilidad de la organización, factores difícilmente cuantificables y que solo a través de un sistema de gestión de calidad podría lograr óptimas aproximaciones aunque igualmente relativas de las consecuencias del quiebre de stock.

Lograr la búsqueda por la minimización de los costos asociados al inventario generan la necesidad de aplicación de múltiples herramientas las cuales hacen parte de un proceso mediante el cual se busca que la organización mantenga determinado nivel de inventario.

El encargado de la administración de los inventarios de una organización deberá tomar decisiones en cuanto a:

• Cuántas unidades deberán ser ordenadas o producidas
• En qué momento deberá de ordenarse o producirse
• Que artículos del inventario merecen una atención especial, para lo cual se debe definir el grado de rigurosidad del control sobre el producto.

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